前阵子去给科技园一家公司送复印纸，正碰上他们的小姑娘急得跳脚——打印机老卡纸，一份标书打了快一个小时，封面还歪了。打开纸盒一看，用的纸太薄，碰上南方回南天受潮发软，能不卡吗？

纸没选对，文印工作处处是坑

很多公司采购纸张只看价格，70克和80克差不了几块钱，但效果差远了。薄纸容易卷边、透印，正反打双面常糊字。上个月有个客户用70克纸打合同，对方收到后直接说“不太正式”。后来全换了80克，卡纸少了一大半。

还有墨粉，千万别图便宜用兼容的劣质粉。年初帮一个律所清废粉仓，全是低价粉结块，把感光鼓都刮花了，最后多花了六百换配件。其实原装粉虽然贵点，但稳定。预算紧张可以用大品牌替代，比如我们一直给客户配的某国产大牌粉盒，用着没出过大乱子。这里有个行业妥协：就算用替代耗材，也尽量别用杂牌再生盒，碳粉颗粒不均匀，伤机器寿命。

耗材选择里有个隐形成本

不只是纸和粉，像定影膜、搓纸轮这些易损件，平时注意清洁能多用半年。很多办公室文印工作忙起来根本没工夫保养，等到出问题才找人修。我建议至少每五千页清一次纸路，换一次搓纸轮，成本几十块，比换整套进纸单元便宜多了。

说到办公耗材，很多人只盯着墨水硒鼓，其实装订耗材也烧钱。见过一家广告公司用廉价胶圈，没两个月就脆了断裂，标书散了架。后来换了好点的胶圈，多花几分钱，省心多了。这些都是细节。

文印最怕的不是机器坏，是人手生

有些公司机器不差，但是操作的人没培训过。双面打印怎么设置？不同格式怎么转PDF才不会乱版？扫描件怎么消掉背面透字？这些小事每天耽误太多时间。去年给一个单位做过一次半小时的现场培训，告诉他们几种常用设置，后来他们的每月文印量没少，耗材却省了将近两成，因为废品率降了。

说白了，办公室文印工作看起来不起眼，但要让信息顺利变成手上那一沓纸，背后要留意的操作细节和耗材搭配还真不少。尤其是在广州这种湿气重的地方，纸的存放、机器的除潮都得当回事。下次再聊怎么选防潮纸。